Nghề tổ chức sự kiện 'hút' giới trẻ

Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện.

Tổ chức sự kiện: Nghề hấp dẫn cho người yêu thích sự năng động

Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, Tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện là gì?

Có nhiều cách hiểu thế nào là sự kiện tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của người trong nghề. Người làm marketing coi event là một công cụ below-the-line hữu ích giúp thương hiệu “giao tiếp” với những khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác và ấn tượng nhất. Người làm công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo… nhìn nhận sự kiện là kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc hậu cần hướng đến việc thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự…

Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.

Áp lực nghề nghiệp

Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối.

Ngoài ảnh hưởng của thời tiết, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết chương trình Bên cạnh đó, event còn là nghề "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng.

Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người...

Tố chất của nghề tổ chức sự kiện

Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Làm gì để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện?

• Đánh giá chính mình

Không gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Có thể bạn là một sinh viên đang ấp ủ ước mơ trở thành nhà tổ chức sự kiện, có thể bạn đã và đang làm một công việc khác nhưng muốn rẽ một lối đi mới. Dù thế nào, trước hết vẫn là đánh giá đúng bản thân mình, tự hỏi xem mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những kỹ năng bạn có có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện. Nên nhớ, hãy trung thực, điều này thực sự quan trọng!

Kỹ năng thì vô vàn, nhưng có một số kỹ năng mà bạn không nên và không thể bỏ qua sau đây: Óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp xuất sắc, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp, nếu bạn là bậc thầy trong việc xử lí rủi ro thì yên tâm là bạn khá có tố chất để trở thành nhà tổ chức sự kiện rồi đấy! Hãy quan tâm và cho điểm từng kĩ năng của mình, từ đó bạn sẽ có sự đánh giá đúng hơn khả năng và có hướng đi đúng về sau. Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải hướng về công chúng. Luôn luôn lắng nghe khách hàng, họ muốn những gì, đừng bỏ ngoài tai dù là những điều khó nghe, tất cả đều là nguồn tư liệu quý giá trong việc hoàn thiện kỹ năng. Hãy học một khóa kỹ năng đàm phán nếu bạn không tự tin trong phần này, nó sẽ giúp bạn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác, công chúng - những người đóng vai trò rất lớn trong việc kinh doanh của bạn.

• Kinh nghiệm không bao giờ là đủ

Bạn có thể tự học, có vô vàn các nguồn tư liệu để bạn tự nghiên cứu hiện nay, sách vở, internet, lớp học…Nhưng đừng bỏ qua những người đi trước, họ sẽ là nguồn tư liệu sống động và chân thực nhất khi vẽ ra bức tranh về một nghề đòi hỏi kỹ năng đa chiều như tổ chức sự kiện.

Hoạt động đoàn đội, hội nhóm tích cực khi còn ngồi trên ghế nhà trường sẽ là môi trường thuận lợi để tích lũy những kinh nghiệm quý báu và phát huy óc tổ chức. Vừa là nơi để vun đắp các mối quan hệ cộng đồng.

Nếu được, hãy đăng kí tham gia tự nguyện vào những sự kiện được tổ chức tại doanh nghiệp, công ty bạn đang làm. Hoặc giúp đỡ cho bộ phận PR nếu có, đây là cơ hội để vừa học hỏi được một việc mới trong lúc vẫn đang làm tốt công việc của mình.

• Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch

Hãy thử vẽ một bức tranh toàn cảnh về sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Sau đó hoàn thiện dần các tiểu tiết, chú ý sử dụng các mảng màu đối lập hoặc các khối không tương xứng để đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên cho từng chi tiết. Không nên đánh đồng các khâu vì như thế bạn sẽ rất mất tập trung và thời gian vì những việc không đâu.Tập trung bước đầu tiên là cân nhắc về hình thức tổ chức sự kiện, địa điểm, kịch bản, nhân lực, phương án dự phòng,….Một bản kế hoạch thật chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn đi đúng hướng và có phương án giải quyết các tình huống tốt nhất.

• Phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác

Nên nhớ bạn sẽ không thể nào tự chuẩn bị hết tất cả các thiết bị, vật tư cho một sự kiện được, có quá nhiều thứ, quá nhiều hạng mục, đặc điểm lại phụ thuộc vào từng loại hình sự kiện, chi phí đầu tư, quản lí, bảo quản tốn kém và thực sự không cần thiết. Đừng lo vì sẽ có rất nhiều công ty chuyên cung cấp các loại vật dụng này. Hãy tập liên hệ với các khách sạn, khu nghỉ mát, nơi có hội sảnh, tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, câu lạc bộ thể thao ngoài trời, khu vui chơi giải trí như công viên, vườn bách thú, kể cả trường học,…Chủ khách sạn, nhà hàng, người bán hoa tươi, công ty cung cấp trang thiết bị, nhiếp ảnh, nhân viên trang trí,…họ sẽ là người cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cần thiết hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.

Trước khi đưa ra quyết định sẽ hợp tác với công ty nào, hãy giành thời gian thu thập thông tin và làm một vài phép so sánh tương đối để đưa ra được nơi đáp ứng được hai yếu tố là vừa cung cấp dịch vụ, sản phẩm chất lượng, vừa có mức giá cạnh trạnh hợp lí. Hãy lịch sự và nhã nhặn, yếu tố này ảnh hưởng đến việc kinh doanh lâu dài. Đừng tiếc lời cảm ơn và phần nào đáp ứng những ý tưởng của họ. Một nụ cười thân thiện và câu cảm ơn chẳng khiến bạn mất gì mà ngược lại còn giúp cho bạn thêm nhiều khách hàng.

Dù khi đã thành một người tổ chức sự kiện, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi và phát triển để có thể trở thành một chuyên gia thực thụ. Cách tốt nhất là tham gia tích cực vào các hoạt động xã hội, bạn sẽ có cơ hội được tận mắt thấy cách thức tổ chức một sự kiện với các quy mô khác nhau để từng đó rút ra kinh nghiệm riêng cho bản thân.

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện Việt

Những tố chất cần thiết cho nghề tổ chức sự kiện

Kiến thức và kỹ năng tổ chức sự kiện có thể tìm tòi học hỏi qua sách vở và từ thực tiễn, tuy nhiên để làm công việc tổ chức sự kiện hiệu quả, những tố chất của bản thân là yếu tố quan trọng để xác định mức độ phù hợp của bạn với nghề.

Sau đây là những tố chất cơ bản mà bất cứ người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào cũng cần phải có:

Sự năng động, chịu khó:

Tổ chức event là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp cho những người năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả. Những lúc chạy đua với deadline chương trình, người tổ chức event phải làm hết mình không kể thời gian, giờ giấc để kịp tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng của các hạng mục góp phần hiệu quả cho sự kiện. Nếu không có sự chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại khái cho xong chuyện thì không bao giờ bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công.

Cẩn thận, tỉ mỉ:

Mỗi Event được thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, từ cái bandrol treo ngay ngắn, sàn nhà không chút rác bẩn, công tác đón khách chu đáo cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp cho người tham dự và khách hàng. Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, tránh thừa thiếu ngoài ý muốn, các hạng mục thuê ngoài cần phải kiểm soát tốt về số lượng, chất lượng tránh để hư hao mất mát. Chính vì vậy những người nào càng cẩn thận, kỹ lưỡng, chú trọng đến những cái nhỏ nhất thì những sự kiện họ tổ chức càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn. Làm Event là trong đầu lúc nào cũng phải suy nghĩ đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi. Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát Event của mình diễn ra một cách suôn sẻ.

Hãy rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho mình bằng cách nhìn mọi thứ trong sự kiện của mình bằng con mắt khắt khe của một người tham dự khó tính, hãy đừng chấp nhận một chiếc khăn trải bàn bị nhăn, logo công ty bị lệch màu hay cô PG vừa nhai chewgum vừa đón khách, bởi vì thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo như vậy chính là bạn đang hạ thấp hình ảnh của Event và uy tín của chính mình.

Óc sáng tạo, thẩm mỹ:

Sáng tạo để có những ý tưởng đột phá cho sự kiện, tạo nên một proposal đầy tính thuyết phục đối với khách hàng, sáng tạo để có các phương án sản xuất, thuê ngoài tối ưu, sáng tạo để giải quyết vấn đề phát sinh hay rủi ro một cách ổn thỏa và hiệu quả... Óc thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, để lại cảm tình cho người tham dự.

Với kinh nghiệm tổ chức Event của mình, người viết nghiệm ra rằng sự sáng tạo cũng có thể được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Ví dụ như khi bạn đi xem một buổi triển lãm nghệ thuật sắp đặt, nếu để ý quan sát và vận dụng vào công việc, bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng "đắc địa" để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức biểu diễn sắp tới.

Sự sáng tạo giúp bạn có được những Concept đột phá cho sự kiện của mình

Kỹ năng tổ chức và teamwork:

Kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, ổn thỏa, phân bổ nhân sự hợp lý và giải quyết linh hoạt các tình huống rủi ro xảy ra trong tổ chức sự kiện.
Kỹ năng teamwork giúp chúng ta làm việc nhịp nhàng với team của mình và với những người trực tiếp hỗ trợ cho sự kiện, biết cách kết nối các thành viên trong team mình và các bộ phận hỗ trợ sẽ góp phần rất lớn trong thành công của một Event.

Sức khỏe bền bỉ:

Thức khuya dậy sớm, đi lại hoạt động liên tục, nhiều khi phải làm việc trong môi trường khắc nghiệt như nắng cháy mưa dầm, nhịn đói, căng thẳng thường xuyên khi công việc dồn dập... là những đòi hỏi mà những người có sức khỏe không tốt không thể nào đáp ứng được. Bởi vậy cho nên đã xác định theo nghề thì bạn cần có thể lực dẻo dai nhất định, nhưng cũng đừng vì thế mà tận dụng đến mức vắt kiệt sức lực của mình, nên nhớ làm Event là "trường kỳ chiến đấu" chứ không phải làm xong một sự kiện là chấm hết. Hãy sinh hoạt, ăn uống điều độ hàng ngày để dành sức lực cho những ngày "cao điểm", và nhớ luôn đem theo đồ ăn nhẹ bên mình, những cuộc nhịn đói kéo dài sẽ làm sức khỏe bạn xuống cấp rất nhiều.

Đam mê đối với nghề:

Cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, để gắn bó với event, bạn không thể thiếu đam mê nghề nghiệp, yêu thích công việc. Đó là liều thuốc tăng lực trong công việc, trong những lúc khó khăn, và là nguồn gốc của những khoảnh khắc thăng hoa trong công việc của mình.

Nguồn: http://tochucsukienviet.com/nghe-to-chuc-su-kien-hut-gioi-tre-107.html